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Dados na gestão de pessoas: reduza custos e controle o desempenho da sua equipe

Dados e gestão de pessoas: reduza custos e controle o desempenho da sua equipe
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*Guest post produzido pela equipe de conteúdo do Runrun.it

Não há dúvidas sobre a importância da análise cuidadosa dos dados para a gestão de um negócio. Mas você já observou como usa essas informações para a gestão de pessoas? E que, ao controlar o desempenho dos colaboradores em cada projeto, consequentemente, há uma redução de seus custos?

Segundo o boletim do The Conference Board sobre produtividade mundial, são necessários 4 brasileiros para produzir o mesmo que um norte-americano. O estudo de 2016 aponta ainda que a produtividade brasileira é a pior desde a década de 1950. A informação só ratifica o fato de termos que evoluir muito nossa performance enquanto país.

Em menor escala (ou o que isso significa para o seu dia a dia), tem a ver com os dados que você e sua empresa registram sobre o desempenho dos colaboradores e como (ou se) os utilizam. Esse processo de coleta, organização e análise de dados sobre o comportamento dos colaboradores pode ser definido como People Analytics, métricas que ajudam o gestor na tomada de decisão. O ideal, como um primeiro passo, seria se perguntar: quanto tempo cada pessoa investe em cada tarefa? Quanto vale a hora de cada colaborador? Quais projetos/clientes são mais rentáveis para a sua empresa? As pessoas estão priorizando as demandas conforme essa importância?

Se você não pode medir ao menos um desses aspectos, provavelmente, está perdendo dinheiro. Antonio Carlos Soares, CEO e co-fundador do Runrun.it (software de gestão de projetos), sempre provoca as pessoas com a seguinte constatação: “Sem controlar o tempo, você não controla os prazos. Sem prazos, você não controla sua credibilidade. Sem controlar o tempo, você não controla os custos. Sem custos, você não controla sua lucratividade. E se você não está controlando nem sua credibilidade nem sua lucratividade, afinal, o que está gerenciando?”.


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O acompanhamento do uso de seus recursos pode ser feito com uma ferramenta que disponibilize relatórios e gráficos em tempo real. A centralização do trabalho em uma ferramenta como o Runrun.it, que controla tempo investido em cada tarefa e projeto, melhora os processos da empresa, mapeando gastos e possibilitando ações emergenciais. O software, aliás, nasceu da dificuldade de gestores em se adaptar a metodologias de gestão de projetos já existentes – por sua rigidez e complexidade. Quando o planejamento é transposto para uma ferramenta e a execução é registrada, você saberá para onde olhar para reduzir custos.

Além disso, a gestão de desempenho coloca sua empresa à frente dos concorrentes – porque, acredite, poucas empresas fazem um controle tão preciso para saber resolver seu problema não só de produtividade como de qualidade das entrega. Vamos falar aqui sobre os desafios mais comuns e como solucioná-los para reduzir custos:

Tudo começa pela cultura – e pelas pessoas

Problema

Já ficou claro que quanto menos embasadas em dados forem as ações de um gestor, mais sujeitas a erros elas estarão. Mas, afinal, se os números são tão importantes assim, por que as empresas não perseguem o uso da Data Science? Porque cada empresa conserva uma cultura, muitas vezes ligada aos seus fundadores ou à sua liderança máxima da época. A cultura organizacional são os valores, regras, princípios, políticas, clima e sistemas dentro dos quais os colaboradores trabalham. Faça o teste e descubra qual é a sua cultura organizacional.

Vemos muitos gestores no momento da tomada de decisão seguirem a intuição ou ouvirem opiniões de “profissionais hipopótamos” – do inglês “hippo”, uma abreviação para Highest-Paid Person’s Opinion, ou “opinião da pessoa de maior salário”. No entanto, em termos de qualidade das decisões, esse fator é irrelevante. Segundo Eric Schmidt e Jonathan Rosenberg, autores do livro Como o Google Funciona, o hippo que não entende o que está acontecendo – às vezes por falta de conhecimento técnico ou de comunicação – é mais propenso a tentar intimidar os outros “pelo grito”.

Obviamente, já é possível notar que o uso de dados no processo decisório não é uma exclusividade de empresas de tecnologia. Deixou de ser uma tendência para virar realidade. O mercado de Big Data deve crescer 600% a mais do que a TI até 2018, movimentando US$ 41,5 bilhões neste mesmo período, segundo estudo da International Data Corporation (IDC).

É notório, no entanto, que empresas ligadas à cultura de resultados tenham mais facilidade em transformar dados brutos em insights palatáveis. CEOs e gestores que não estão adaptados a esse mindset precisam avaliar sua cultura e entender quais mudanças são necessárias para implementar os processos necessários.

Como reagir

“Para criar uma cultura de resultados não é preciso procurar por pessoas que sejam

movidas por resultados. É preciso encontrar pessoas que compartilhem dos seus valores,

e que demonstrem estar genuinamente interessadas em alcançar os resultados esperados pela sua empresa.”

Lou Adler, CEO do The Adler Group.

O primeiro passo, portanto, é entender se você está atento ao comportamento e anseios dos seus colaboradores e o quanto eles estão alinhados às suas expectativas. De acordo com o modelo de Paul Lawrence e Jay Lorsch, da Harvard Business School, a Teoria do Desenvolvimento Organizacional desenvolve-se em quatro etapas:

  1. Diagnóstico;
  2. Planejamento da ação;
  3. Implementação da ação;
  4. Avaliação.

Se a empresa sentir a necessidade de mudar, esse é um caminho a ser percorrido. Para que as mudanças na cultura organizacional funcionem, todos os elementos (pessoas, estruturas e processos) sujeitos à transformação devem participar ativamente.

Conheça os três pilares sobre os quais uma empresa cria sua cultura de resultados neste ebook completo do assunto.


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O que não pode ser medido não deve ser executado

Problema

Uma frase forte, mas que pode guiar muito as ações estratégicas – e até mesmo o dia a dia dos colaboradores: se você não pode mensurar os resultados, nem faça. Perderá dinheiro. É muito comum ainda não nos guiarmos por números e seguirmos o que estamos fazendo por inércia. Se sua equipe está trabalhando nesse padrão automático (ou ouvindo os hippos) pare tudo para rever os objetivos que devem ser alcançados.

Outro aspecto problemático é não saber para quais métricas olhar. Mas você só vai descobri-las conhecendo a fundo a ambição da empresa e sua cultura.

Como reagir

Antes de tudo, você precisa saber quais são as estratégias da empresa e como elas podem se desdobrar em objetivos e resultados das áreas (e de cada colaborador, consequentemente). Ao realizar uma tarefa, o profissional precisa saber qual será a influência de seu trabalho em um dos objetivos da empresa, a meta a ser alcançada.

Um caminho é usar a metodologia OKR  – Objectives and Key Results, que auxilia a tornar mais tangível os grandes objetivos da empresa apontando os resultados-chave que devem ser alcançados em um determinado período (leia neste artigo sobre como aplicamos essa estratégia no Runrun.it). É um dos primeiros passos para melhorar o desempenho das equipes, afinal, se a tarefa não estiver ligada a nenhum dos objetivos da empresa é necessário, realmente, realizá-la?

Priorizar é outra dificuldade de muitos líderes de equipe na hora de pensar em gestão de pessoas. Mas depois que estão claras as metas também fica mais fácil organizar as demandas de cada colaborador. Não coloque na frente o que parece mais fácil só porque será rapidamente resolvido. No topo das demandadas deve aparecer aquela tarefa que é a mais importante. Essa dica baseia-se na eficiência da metodologia de pilha, em que as tarefas são organizadas conforme sua importância independente do projeto em andamento.

Agora que você tem foco no que é importante para alcançar os resultados, poderá também buscar o auxílio de soluções e profissionais para transformar os dados brutos em novas ideias de caminhos, seja para analisar os resultados de uma campanha específica, para melhorar sua relação com os clientes ou para corrigir desvios na rota dos objetivos.

gestão de pessoas e data science para desenvolvedores

Sem ferramentas, as informações são menos precisas

Problema

Você tem a informação básica de que seus colaboradores trabalham oito horas por dia. Sabe, muitas vezes apenas porque eles te relataram, em que projeto estão trabalhando. E só consegue identificar no que especificamente estão atuando se espiar sua tela do computador. Não é uma gestão nada produtiva e transparente fazer essa microgestão, não é mesmo? Ainda que você conte com uma equipe de confiança e colaborativa, precisa gerenciá-la com inteligência.

Outro problema bastante comum é a utilização do e-mail para gerenciar projetos. Você tem sua caixa abarrotada de e-mails e muitos deles parecem importantes? Não tem como dar conta! O mesmo vale para os colaboradores do seu time: imagine que você precisa pedir para um deles realizar uma tarefa e manda um e-mail com informações básicas. Mas depois chegam alterações do cliente e você precisa mandar outro e-mail. Nova atualização: você envia o anexo de uma arte e avisa que precisa ser incluída na peça. Mas também manda uma nova mensagem sobre o projeto de outro cliente. E outro e-mail para saber se ele pode participar da reunião que acontece amanhã.

Isso gera uma comunicação confusa, infrutífera e que certamente pode gerar conflitos. Escrevemos sobre as razões para você substituir o e-mail por um software de gestão neste artigo.

Como reagir

Uma ferramenta colaborativa de gestão que permite registrar as informações de cada tarefa e saber quanto tempo foi investido nela te ajudará a cruzar dados e obter relatórios mais inteligentes de gestão de pessoas. O Runrun.it, por exemplo, funciona justamente para isso. Como ele tem time tracking integrado, quando o colaborador apertar o “play” em uma tarefa, você saberá o volume de recursos gastos para realizar um projeto. Com isso, o sistema também indica se o orçamento e o prazo estimados estão dentro do esperado.

Uma ferramenta de gestão organiza o fluxo de trabalho e registra todas as discussões e decisões sobre um determinado projeto, evitando também que aconteça ruídos na comunicação. Lembra do problema de mandar um novo e-mail (que pode não ser visto ou ficar perdido) para cada update? Com um gestor online como o Runrun.it deixa-se todos os comentários, decisões e arquivos registrados no sistema, num lugar só, e não em milhares de pastas e e-mails.

Existe uma série de ferramentas capazes de mensurar dados, sejam voltadas para a gestão financeira, para analisar resultados ou para direcionar ações. Precisamos ter em mente que este é um processo necessário e sem volta. Mas é a gestão de projetos a partir das pessoas que tornará todo o resto relevante para o seu negócio.

Guest post produzido pela equipe de conteúdo do Runrun.it